GESTOR 1.0
· Se trata de un aplicativo tendiente a facilitar y permitir el “Proceso de Gestión
· Personal de Deuda”.
· Permite la gestión regionalizada con un alto grado de automatización,
· logrando una mayor eficiencia en la Administración de Deudas.
· Identifica las Obligaciones adeudadas por los Contribuyentes, permitiendo
· mediante determinados parámetros, definir la gestión de cobro a realizar
· Permite realizar el seguimiento permanente de la totalidad de las
· obligaciones, acortando los tiempos de gestión, fomentando los niveles de recaudación.
El sistema gestor OTAX (DMBS) es el utilizado para la gestión y seguimiento de la deuda para controlar de manera periódica el estado de las cuentas corrientes (4 veces por año como mínimo) y gestionarla con la finalidad de cobrar la deuda vencida en sede administrativa, la cual puede ser:
· Deuda corriente
· Deuda no corriente
Trabaja a través de interface con el sistema principal Otax el cual posee un administrador de bases de datos Oracle.
El sistema gestor solo trae al usuario los datos relevantes para las actividades del área y solo sobre los contribuyentes cargados.
Se filtrar de varias formas para un trabajo de contribuyentes en grupo o por contribuyente individualmente con todos sus objetos vinculados.
Objetos:
1. Actividad económica IIBB.
2. Automotores
3. Inmuebles.
4. Sellos.
Gestor permite:
· Asignación de casos.
· Obtención de información en línea y actualizada sin necesidad de ingresar a
· OTAX y en forma sistematizada.
· Permite aplicar filtros de búsqueda y brinda estadísticas precisas.
· El ingreso de gestiones efectuadas parametrizadas según las necesidades.
· Agendar tareas pendientes (seguimiento más cercano).
· Permite almacenar datos adicionales de los contribuyentes (Ej.: teléfono de Estudio Contable).
· Los sectores interesados podrán realizar un seguimiento de las gestiones realizadas sobre cada caso en particular.
· Contribuye a la interrelación de sectores y dependencias y a unificar acciones.
Carga de casos y documentos del cliente
El jefe de GDP identifica el sujeto del caso a trabajar, selecciona los objetos y elige los periodos a analizar y define el tipo de caso y lo carga, queda en negociación. Por otro lado los documentos del cliente se encuentran en el gestor y son actualizados cuando es necesario, los cuales durante la gestión de la deuda son archivados temporalmente en las oficinas de los oficiales de cuenta. Una vez finalizada la misma son derivados a donde corresponda, realizando el remito correspondiente y devueltos si:
· perteneciesen a la policía fiscal, acompañado de un informe “folio de cierre de gestión”.
· Caso contrario, se destruyen.
COMO SE GESTIONAN LAS DEUDAS
1. El oficial de cuentas se contacta con el cliente telefónicamente, personalmente o vía mail y verifica la deuda con él. Si existe alguna diferencia, solicita el depurador de datos la actualización.
2. En caso de deudas de grandes contribuyentes, el oficial de cuentas selecciona al sujeto a gestionar la cobranza, los objetos, carga la situación
Codificándola e ingresa respuesta del cliente.
3. En caso de deudas derivados de DPF se selecciona el caso, luego se documenta la actividad identificando la gestión como:
· Enviar mail.
· Llamado telefónico.
· Gestión presencial.
· Enviar cedulón.
A igual que el anterior, registra respuesta del cliente. En los casos de la DPF AUDITORIA, una vez cargada la gestión que es la fecha de notificación, el oficial de cuentas contara con 15 días hábiles para la gestión del caso sin que genere honorarios. Pasado los 15 días, el caso se marca en PRELEGALES donde comenzara a devengar honorarios.
4. En la gestión de DEUDAS TEMPORALES, el oficial de cuentas verifica si el CUIT existe ya asignado, de ser así:
· lo envía al oficial correspondiente.
· Caso contrario solicita al jefe de GDP su incorporación.
5. Para GRANDES DEUDORES, el jefe de GDP recibe listado de la DGR de los sujetos pasivos/administrados con interés fiscal por el monto adeudado. Luego lo recibe el oficial de cuentas y sigue el procedimiento que le corresponde.
6. Cierre de gestión:
· Si luego de gestionar la cobranza el contribuyente no responde, se envía una INTIMACION EXTRA JUDICIAL o si aun no responde se envía a Monitorio.
· Si el contribuyente responde y demuestra intención de pago, se emite liquidación de deuda mediante plan de pago, contado y/o compensación.
· Si la liquidación de la deuda se cancelo de contado, se cierra estado de gestión.
· Si el caso se regulariza con un plan de pagos, se hace el seguimiento mensual hasta la última cuota.
PROCESAMIENTO DE DATOS
La medición de los resultados se realiza por medios de La gestión por objetivos se basa en la definición de objetivos de cada empleado para después comparar y encaminarlos hacia la mejora de los objetivos de la empresa. Se trata de mejorar los objetivos de la empresa a través de alinear los objetivos personales con los objetivos generales.
Al igual que se le realiza a cada integrante dos evaluaciones de desempeño anual que contribuyen a la mejora continua del sector y de la empresa en general.
Los primeros días de todo los meses, los oficiales de cuenta reportan al jefe GDP los resultados de su gestión del mes anterior, mediante una planilla de rendición. Posteriormente es consolidada por el jefe de GDP en una planilla “informe mensual de Avance” para remitirlo a la Gerencia Operativa.
El informe mensual es una planilla de Excel que completa manualmente por cada gestor o depurador para notificar al jefe de área.
Al mismo tiempo, el jefe de GPD verifica la cantidad de sujetos gestionados y carga ambos resultados en un sistema de RRHH diseñado para ver los datos de los empleados y su desempeño histórico, si cumplió o no con los objetivos.
A partir de ella se obtienen resultado que sirven para medir a los gestores.
Estos indicadores se utilizan como Bussines Intelligent.
| Nombre | Fórmula | |
| Variación recaudación acumulada interanual | [(Recaudación acumulada año 2011 / Recaudación acumulada año2010)-1]*100= | |
| Participación de GPD en el total de la recaudación de deuda vencida de Córdoba Capital. | (Total Cobrado por G.P.D. / Total de recaudación deuda vencida mensual de DGR CAPITAL) * 100 | |
| Índice de Cobrabilidad | [(pesos pagados de contado+proporcional de pesos pagados en anticipo de PPC) / ( pesos pendientes +pesos pagados de contado+pesos incluidos en PPC)]*100= | |
| Índice de Regularización | (pesos pagados de contado+pesos incluidos en PPC)/( pesos pendientes +pesos pagados de contado+pesos incluido en PPC) * 100= | |
| Monto recaudado por Gestores | ∑ (de Monto Contado por cada gestor+Anticipo de Planes de Pago por cada gestor) = | |
| Percepción contribuyente GPD (Nivel de satisfacción) | Resultado tabulación encuestas de Satisfacción | |
| Percepción del Gobierno (Nivel de satisfacción) | Resultado Encuesta de Satisfacción | |
| Percepción de la DPF | Resultado Encuesta de Satisfacción |
MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS INFORMATICOS
El procedimiento del mantenimiento de los equipos informáticos, se basa en determinados objetivos que son el establecimiento de una determinada metodología empleada por el Área para realizar dicho mantenimiento, el cual será tanto preventivo como correctivo para los equipos informáticos, con la finalidad de garantizar la continuidad operativa de sus recursos informáticos , la ampliación de la vida útil para mantenerlos a los equipos de computo en un óptimo estado y por último la búsqueda de aumentar la eficiencia y eficacia de los soportes tecnológicos de éstos equipos.
El alcance que tendrá dicho procedimiento se aplicará a los equipos que conforman los puestos de trabajo, servidores, impresoras, equipos de infraestructura de redes de comunicación de datos, instalados y/o usados en las oficinas de las Áreas de Desarrollo de Sistemas y de Operaciones destinadas al mantenimiento de OTAX.
La responsabilidad de que esto sea llevado a cabo será tanto de los Usuarios que deberán informar en primera instancia sobre las anomalías que identifiquen en sus puestos de trabajo de uso regular, los otros responsables serán el Personal de Infraestructura, que estará a cargo de recibir los pedidos y realizar las correspondientes asistencias de mantenimiento preventivo y correctivo.
Algunas generalidades del procedimiento son:
· La Masterización de los equipos, que se realizara como punto de partida para la utilización del mismo en la red y que pueda volver a su estado original, entonces tendremos el mantenimiento preventivo que se realiza al menos una vez al año y el correctivo será contra demanda de los usuarios por las vías de comunicación determinadas para dicho procedimiento.
· Masterización de los equipos informáticos destinados al “Mantenimiento de OTAX”, ésta se encuentra a cargo de del área de soporte técnico. La solicitud de masterización se gestionara a través de del área de infraestructura.
· Mantenimiento de Puestos de Trabajo, se encuentra a cargo del área de Infraestructura.
· Mantenimiento Preventivo de los puestos de Trabajo, es el mismo responsable que en el anterior y en este proceso se indicará el software, aplicaciones y versiones que debe validarse dentro de los equipos alcanzados. Se deberán normalizar los distintos problemas informados y el tiempo máximo que hay para su resolución será semestral.
· Mantenimiento de Impresoras, en este también el tiempo de resolución será semestral.
· Mantenimiento Correctivo de Equipos de Red, al suceder un incidente en el Sistema de Gestión, automáticamente se tiene que informar vía mail. Y el tiempo de resolución no puede pasar de un día.
· Backups, estos son clasificados según quien es el responsable de los mismos si de DGR o Kolektor: -DGR diariamente lo realizara y una vez por semana lo baja a un Dvd y una vez que transcurre un año se baja en Dvd todos los objetos pasados que son alojado en una carpeta denominada Pasajes. -Kolektor, todos los viernes realizara un backups full de la base del cliente.
SOLUCIONES Y CONCLUSIONES A PROBLEMAS INFORMATICOS
· Desarrollar una herramienta informática que permita al jefe de GPD obtener un detalle de los pagos gestionados por cada gestor sin la necesidad de utilizar la planilla de Excel de carga manual, para ello se podría crear una interface entre Gestor 1.0 y el sistema OTAX en la registración de pagos, extrayendo por usuario.
· Mejorar los procedimientos estableciendo plazos para las gestiones.
· Agregar pestañas de uso de investigación fiscal a los gestores con el fin de capacitar al personal más en ciencia tributaria.
· Expandir el uso del sistema a otras áreas como atención al contribuyente con el fin de emitirle a un usuario un panorama general de la deuda del contribuyente que se presente.
